Como gerir o tempo da melhor forma

Quantas vezes já pensou que o dia precisaria de ter mais que 24 horas para poder dar conta de tudo? Porém, caso o dia tivesse realmente mais horas, será que conseguiríamos fazer tudo ou teríamos mais tarefas ainda por executar? De facto, temos, cada vez mais, muito mais coisas para fazer e mal conseguimos dar conta de todas. Embora as mulheres sejam conhecidas por administrarem bem a função multitasking, o certo é que, para uma empresária (e não só), importa saber planear, organizar e controlar o seu próprio tempo. Talvez seja a mais importante de todas as competências em gestão…

Por isso, podemos facilmente chegar à conclusão de que o que nos falta não é propriamente tempo, mas sim uma melhor gestão do mesmo, um planeamento que transforme o tempo disponível em ações que possam dar melhores resultados. O que nos pode estar a faltar realmente é o controlo que temos do nosso tempo, ou melhor, a maneira como o administramos. A seguir, apresentamos algumas estratégias para uma melhor gestão do tempo.

1. Definir objetivos

Se sente que todo a gente a interrompe, que não é dona do seu próprio tempo e que passa a maior parte do tempo a reagir ao que está a acontecer à sua volta, então é porque não definiu os seus objetivos de forma clara e, por isso, não está focada nas ações que a levam à sua concretização. Conclusão: todos são mais importantes para si do que você própria e todas as outras prioridades passam à frente das suas.

Pegue numa folha de papel, pare durante alguns minutos e registe:

  • Quais são os maiores objetivos que quer alcançar?
  • Quando abriu a sua empresa, qual era o seu sonho?
  • Que faturação a sua empresa precisa de ter para alcançar o que pretende?
  • Quantas pessoas gostaria de ter a trabalhar para si?
  • Quais são os produtos e/ou serviços que quer oferecer aos seus clientes?
  • Qual a área em que mais gosta de trabalhar na sua empresa?

Estas perguntas são apenas um ponto de partida e uma ajuda. É importante que faça perguntas que a ajudem a retomar o sonho que um dia teve, mas mais importante do que isso, que faça perguntas a si própria que a levem a definir objetivos.

A seguir, ordene-os desta forma:

  • Objetivos a 3 anos
  • Objetivos a 1 ano
  • Objetivos até ao final do ano corrente

A razão por que começamos por definir o objetivo mais longínquo é que assim podemos pôr o nosso cérebro a funcionar sem que ele fique constrangido pelas situações adversas que podemos estar a enfrentar no presente.

Os objetivos estão bem definidos se nos fizerem sonhar, se quando nos imaginamos a atingi-los sentimos uma onda de alegria a percorrer-nos. Se estivermos apenas a falar de número de clientes e de faturação, não é que tal não seja importante, mas não nos emociona e, por isso, o nosso cérebro não envolve nesse objetivo os dois hemisférios para nos levar à sua concretização. Conclusão, temos apenas 50% de probabilidade em alcançá-los. Em suma: dê prioridades às suas tarefas e foque-se naquelas que são mais importantes.

2 – Saber delegar

É muito comum, para a maioria de nós, acabar por executarmos mais tarefas do que poderíamos (ou deveríamos). Certamente, já deve ter passado por isso e sabe o stress que acaba por gerar. Por isso, aprenda a delegar e entenda que, ao fazer isso, não está a fugir das suas responsabilidades. Delegar, aliás, é uma função importante de quem tem cargos de gestão ou liderança. Aproveite e dê mais responsabilidades aos seus subordinados ou a outras pessoas da sua equipa, sempre respeitando as suas habilidades e os seus conhecimentos.

3 – Agendar tarefas

Seja com uma aplicação própria para gerir tarefas, uma planilha ou um caderno de anotações, é importante fazer uma lista de todas as tarefas que vêm à sua mente. Faça uma simples “To-Do List” (lista do que tenho de fazer) antes do dia começar, dando prioridade às principais tarefas. Tenha a certeza de que as mesmas são tangíveis (por exemplo: não adianta pensar que irá terminar uma determinada atividade naquele dia se é certo de que ela irá exigir mais tempo).

Uma vez que os principais objetivos estejam definidos, há que avançar para a ação e é aí que as listas dos To-Do’s, com as prioridades bem delineadas, são fundamentais. Os To-Do’s são ações ou atividades que temos que realizar diariamente para chegar ao objetivo, sendo fundamentais para atingir o que nos propomos, mas o que é realmente importante perceber é que estas listas vão ajudar a que tenha as prioridades bem definidas e, mesmo num dia de muita confusão e stress, saiba o que tem obrigatoriamente de fazer.

4 – Evitar o stress

O nefasto stress ocorre quando aceitamos mais daquilo do que somos capazes de aguentar ou de dar conta no nosso dia. O resultado disso certamente já muitas poderão ter vivenciado: acabam por se sentir sentido cansadas e a nossa cabeça parece ter bloqueado, não quer funcionar. Portanto, sabemos bem que a maioria de nós sente que fazer mil coisas ao mesmo tempo é sinónimo de conseguir cumprir o maior número possível de tarefas, porém, a realidade é outra. O ser humano desenvolve melhor as suas atividades quando se foca e se concentra em uma coisa de cada vez. Ser multitarefas pode estar a sabotar a sua produtividade. E aqui entra a importância de um dos pontos: delegue!

5 – Definir deadlines

Tal como é importante assumir uma tarefa, é igualmente importante definir um deadline realístico e manter fiel ao mesmo. Para tal, é importante começar o dia cedo. Ter mais tempo para sentar, pensar e planear as próximas horas. Acordar cedo pode deixar-nos mais calmas, criativas e com uma mente mais aberta para idealizar o dia que ainda está por vir. Estudos demonstram que conforme o dia vai passando o nível de energia diminui, o que afeta a produtividade e, por consequência, a nossa performance no trabalho.

6 – Efetuar pausas

O stress do dia-a-dia, o ritmo desenfreado na realização de tarefas, a pressão para o cumprimento dos objetivos, parecem tomar conta de todos nós e esquecemo-nos, muitas vezes, do quão importante é realizar uma pausa no trabalho. Por isso, permita-se uma pausa. Vá tomar um café, um copo de água, troque ideias com um colega no corredor ou, porque não, oiça uma música. Se passa demasiado tempo sentada a uma secretária, é fundamental haver momentos em que se mexa. O ideal é que, a cada duas horas, haja uma pausa de cinco a dez minutos.

7 – Aprender a dizer “não”

Talvez esta seja a regra de ouro e aquela que deva ser adotada por todos. Assim, quando se encontre sobrecarregada, saiba dizer um “não” de maneira educada, explicando os seus motivos. Antes de pegar em todas as tarefas ou projetos que passarem pela sua mesa, dê uma espreitadela na sua “To-Do List”. De nada adianta assumir mais responsabilidades se tivermos que deixar algo de lado, por fazer, verdade?

E lembrem-se: um sonho é apenas um sonho, mas um sonho com um plano de ação definido é algo que tem mais probabilidades de se tornar realidade…

Por João Libério

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